Politika zasebnosti

1. Splošne informacije

Družba ebm-papst Slovenija proizvodnja elektromotorjev, d.o.o., Podskrajnik 16, 1380 Cerknica, matična številka 5829925000 (v nadaljevanju »ebm-papst«, »družba« ali »mi«) se zaveda pomena varstva osebnih podatkov. Namen te politike zasebnosti je, da vam predstavimo pogoje za obdelavo osebnih podatkov v naši družbi. Z vašimi podatki ravnamo v skladu s predpisi, ki urejajo varstvo osebnih podatkov.

Skladno z ureditvijo Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (»Splošna uredba o varstvu osebnih podatkov« ali »Uredba GDPR«) in Zakona o varstvu osebnih podatkov (»ZVOP-2«), mora ebm-papst kot upravljavec osebnih podatkov posameznikom posredovati informacijo, katere njihove osebne podatke obdeluje, ter jih seznaniti z vsemi relevantnimi podatki, ki jim omogočajo informiranost.

S tem namenom smo v družbi ebm-papst sprejeli in objavili to politiko zasebnosti, ki vsebuje pravila obdelave osebnih podatkov v naši družbi. Ta pravila veljajo za naše stranke, obiskovalce, zaposlene, izvajalce in pogodbene partnerje ter obiskovalce naše spletne strani. Pravila zavezujejo vsakogar, s katerim sodelujemo ali ki deluje v našem imenu in potrebuje dostop do osebnih podatkov. Upoštevati jih morajo zaposleni v družbi, pa tudi pogodbeni izvajalci, svetovalci in zunanji obdelovalci osebnih podatkov.

2. Podatki o upravljavcu

ebm-papst Slovenija proizvodnja elektromotorjev, d.o.o.
Podskrajnik 16
1380 Cerknica

Telefon: +386 1 7090 450
Fax: +386 1 7090 455
e-mail: info@si.ebmpapst.com

3. Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov

V družbi obdelujemo osebne podatke, v kolikor obstaja katera izmed pravnih podlag, ki jih predvidevajo veljavni predpisi s področja varstva osebnih podatkov:

3.1. Pogodba

Vaše osebne podatke obdelujemo, ko je obdelava potrebna za izvedbo pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; na primer za izvedbo pogodbe, ki sklenemo s posamezniki ali poslovnimi partnerji kot ponudniki proizvodov (elektromotorjev, generatorjev in transformatorjev).

3.2. Zakon

Določene osebne podatke obdelujemo za namen izpolnjevanja zakonskih obveznosti, ki veljajo za nas kot upravljavca. V tem primeru osebne podatke obdelujemo na način in tako dolgo, kot nam to nalagajo posamezni predpisi, na primer davčni predpisi in delovnopravni predpisi.

3.3. Privolitev

V določenih primerih za obdelavo osebnih podatkov potrebujemo privolitev posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo, na primer za zbiranje fotografij zaposlenih za namene interne komunikacije, zbiranje mobilnih številk zaposlenih za namene hitrejšega komuniciranja ipd.

3.4. Zakoniti interes

Osebne podatke posameznikov izjemoma obdelujemo na podlagi zakonitega interesa, za katerega si prizadevamo mi kot upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, na primer v primeru izvajanja videonadzora v prostorih družbe.

4. Obveznost zagotovitve osebnih podatkov

Posamezniki nam morajo zagotoviti podatke, ki jih potrebujemo za sklenitev, izvajanje in izpolnitev pogodbenih obveznosti in tiste podatke, ki jih mora ebm-papst obdelovati zaradi izpolnjevanja zakonsko opredeljenih obveznosti. Če zahtevanih osebnih podatkov ne prejmemo, storitev ne moremo izvajati oziroma zakonsko določenih obveznosti ne moremo izpolnjevati.

5. Namen obdelave in vrste osebnih podatkov

Za namen opravljanja dejavnosti proizvodnje in prodaje izdelkov našim poslovnim partnerjem obdelujemo osebne podatke kontaktnih oseb naših strank, kot so ime, priimek, telefonska številka, e-mail, ter druge osnovne podatke, ki so lahko potrebni za obveščanje strank in za izvajanje pogodbe.

Z namenom kontaktiranja posameznikov na podlagi prijave posameznika obdelujemo tudi osebne podatke posameznikov, ki nas kontaktirajo preko obrazca na spletni strani https://www.ebmpapst.si/sl/contact/contact.php. Za ta namen obdelujemo ime, priimek, naslov e-pošte, naslov in številko mobilnega telefona.

Na podlagi zakona obdelujemo osebne podatke zaposlenih v družbi in sicer za namen sklenitve in izvajanja pogodbe o zaposlitvi, posredovanja podatkov upravičenim uporabnikom, izpolnjevanja obveznosti, vezanih na zagotavljanje preventivnih zdravstvenih pregledov, zagotavljanje ukrepov za varnost in zdravje pri delu in požarne varnosti ter izvajanje drugih obveznosti, ki izhajajo iz veljavnih predpisov in pogodb. Za ta namen obdelujemo osebne podatke, pridobljene od posameznika, določene z veljavnimi predpisi.

Za namen izbire kandidata za objavljeno prosto delovno mesto na podlagi zakona oziroma izvajanje pogodbe obdelujemo tudi osebne podatke iskalcev zaposlitve, in sicer podatke, ki jih sporoči iskalec zaposlitve, ki so potrebni za izvedbo postopka izbire.

Za namen sklenitve in izpolnjevanja obveznosti in uveljavljanja pravic iz podjemnih, avtorskih ali drugih pogodb na podlagi zakona ter pogodbe obdelujemo osebne podatke fizičnih oseb, ki za družbo opravljajo dela na podlagi takšne pogodbe. Za namen izvajanja in obračunavanja dela študentov, ki opravljajo delo preko študentskih napotnic, obdelujemo tudi osebne podatke študentov. Za ta namen obdelujemo le tiste podatke, ki jih potrebujemo za sklepanje in izvajanje pogodbe.

Zaradi nadzora dostopa do poslovnih prostorov družbe ter objektov v upravljanju družbe vodimo evidenco obiskovalcev ter izvajamo videonadzor, in sicer z namenom zagotavljanja varovanja in varnosti zaposlenih ter obiskovalcev, varovanja premoženja družbe ter zagotavljanja nadzora vstopa ali izstopa v službene oziroma poslovne prostore družbe. Pri tem lahko pride do obdelave slikovnih posnetkov oseb, ki se na takšnih posnetkih nahajajo.

6. Način pridobitve osebnih podatkov

Osebne podatke posameznikov ebm-papst običajno pridobi neposredno od posameznikov v okviru posameznega poslovnega razmerja oziroma vezano na izvajanje pravic in obveznosti glede poslovnega sodelovanja s posameznih poslovnim partnerjem, izjemoma pa tudi s strani drugih oseb (npr. od delodajalcev, ki opravljajo dejavnost zagotavljanja dela delavcev drugemu uporabniku).

Osebne podatke pridobimo tudi na podlagi izvajanja videonadzora, če posamezniki obiščejo poslovne prostore družbe ali se gibljejo na območju objektov v upravljanju družbe.

7. Obdelava osebnih podatkov preko spleta in piškotki

Osebne podatke pridobimo tudi na podlagi obiska naše spletne strani https://www.ebmpapst.si/sl/.ebm-papst na spletni strani https://www.ebmpapst.si/sl/ za namen izboljšave delovanja uporablja piškotke. Piškotki so majhne datoteke, ki se naložijo na računalnik obiskovalca spletne strani z namenom izboljšanja uporabniške izkušnje.

ebm-papst zbira podatke o piškotkih samo, če se posameznik s tem izrecno strinja, kar izkaže s klikom na »allow all cookies« (slov. dovoli vse piškotke) ali »allow selection« (slov. dovoli izbrane). Posameznik lahko vedno spremeni oziroma odvzame soglasje in sicer tako, da v svojem brskalniku označi, katere piškotke želi blokirati. Možnost upravljanja s piškotki se pri večini brskalnikih nahaja v rubriki nastavitve oz. internetne možnosti. V brskalniku lahko piškotke tudi izbriše. Več o piškotnih si lahko preberete v naši politiki piškotkov, ki je na voljo na https://www.ebmpapst.si/sl/disclaimer/privacy_protection/privacy_protection.html.

8. Hramba osebnih podatkov

Osebne podatke v družbi obdelujemo in hranimo le dokler ni izpolnjen namen, zaradi katerega so bili zbrani oz. skladno z zakonsko določenimi roki hrambe za vsak posamezen oseben podatek.

Za določitev roka hrambe se upoštevajo roki, ki jih določajo veljavni predpisi. Če rok hrambe ni posebej zakonsko določen, mora biti ob upoštevanju načela sorazmernosti rok hrambe omejen na najkrajše možno obdobje.

Roki hrambe se med sabo razlikujejo glede na vrsto osebnih podatkov, podlago za obdelavo osebnih podatkov oziroma glede na namen obdelave osebnih podatkov:

  • v primeru obdelave osebnih podatkov na podlagi zakona lahko že zakon določa, kako dolgo smo dolžni določene osebne podatke hraniti, nekatere smo dolžni hraniti celo trajno,
  • ko je obdelava osebnih podatkov potrebna za izvajanje pogodbe, te podatke hranimo za obdobje, ki je potrebno za izpolnitev pogodbe, vključno z jamčevalnimi in zastaralnimi roki,
  • osebne podatke, ki jih na podlagi prijave obdelujemo za namen kontaktiranja posameznikov, obdelujemo dokler je to potrebno za izvedbo komunikacije,
  • osebne podatke, ki jih obdelujemo na podlagi privolitve posameznikov, hranimo do preklica privolitve, razen če je namen, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani, dosežen že prej,
  • posnetke, pridobljene z videonadzorom, ki lahko vsebujejo osebne podatke posameznikov, se upoštevaje ZVOP-2 hranijo največ eno leto od trenutka nastanka posnetka oziroma toliko časa, dokler je to potrebno, da se doseže namen, za katerega so bili zbrani in nadalje obdelani. Hranjenje kopij delov posnetkov, ki se izdelajo in uporabljajo za namene uveljavljanja, izvajanja ali obrambe pravnih zahtevkov, pa se hranijo toliko časa, dokler ti nameni niso izpolnjeni, dokler postopki, v okviru katerih se uveljavljajo, izvajajo ali branijo pravni zahtevki, niso zaključeni, v primeru, ko do takšnih postopkov ne pride, pa največ do roka, ko takšni zahtevki zastarajo.

Obdobja hrambe posameznih vrst osebnih podatkov so opredeljena v evidencah dejavnosti obdelave, ki jih vodi družba v skladu z veljavnimi predpisi.

Po poteku roka hrambe osebne podatke izbrišemo oziroma jih uničimo, razen če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače.

9. Uporabniki in obdelovalci osebnih podatkov

ebm-papst je v določenih primerih dolžan osebne podatke posredovati zunanjim uporabnikom, če ti izkažejo ustrezno pravno podlago za pridobitev osebnih podatkov. Takšni uporabniki so navadno različni državni organi, ki osebne podatke potrebujejo v okviru uradnih postopkov, ki jih vodijo, lahko pa tudi posamezniki, če dostop do podatkov zahtevajo preko sodišča ali če dostop do podatkov zahtevajo na podlagi pooblastila posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.

Obdelovalci osebnih podatkov so v družbi zaposlene osebe, pristojne za izvajanje posameznih storitev obdelave, lahko pa tudi zunanji izvajalci (pogodbeni obdelovalci), ki za nas opravljajo določene storitve, dogovorjene s sklenjenimi pogodbami. V primeru, ko obdelavo osebnih podatkov v našem imenu izvaja drug obdelovalec, ima ebm-papst z njim sklenjeno ustrezno pogodbo o obdelavi osebnih podatkov.

10. Dodatne informacije, kadar podatki niso pridobljeni neposredno od posameznika

V primeru, da ebm-papst osebnih podatkov ne pridobi neposredno od posameznika, na katerega se nanašajo, ebm-papst v zvezi z le-temi zagotovi (dodatne) informacije posamezniku, s katerimi posameznik še ni seznanjen, in sicer v razumnem roku po prejemu osebnih podatkov, vendar najpozneje v enem mesecu. Če se ti osebni podatki uporabijo za komuniciranje s posameznikom, pa ebm-papst posamezniku zagotovi dodatne informacije najpozneje ob prvem komuniciranju z njim.

11. Avtomatiziran sprejem odločitev in profiliranje

V družbi vse odločitve v zvezi s pogodbenimi razmerji in druge odločitve s pravnimi ali podobnimi učinki sprejemajo zaposleni ali pogodbeni partnerji ob ustrezni informacijski podpori, avtomatizirano pa se odločitve ne sprejemajo.

Profiliranje oziroma obdelava osebnih vidikov posameznikov se v družbi ne izvaja.

12. Prenos osebnih podatkov v tretje države ali mednarodne organizacije

Osebni podatki se ne prenašajo v tretje države ali mednarodne organizacije.

13. Vaše pravice v zvezi z vašimi osebnimi podatki

Pravica do dostopa do osebnih podatkov – pravico imate vedeti, katere vaše podatke hranimo in/ali obdelujemo; v katere namene jih obdelujemo in informacije o obdelavi; komu jih razkrijemo; kako dolgo jih hranimo; kakšne so vaše pravice glede omejevanja, popravljanja, brisanja in obdelave podatkov. Da bi se izognili dajanju podatkov nepooblaščenim osebam, vas moramo pred odgovarjanjem na vaše povpraševanje preveriti.

Pravica do popravka – pravico imate zahtevati popravek svojih osebnih podatkov, če so le-ti netočni ali nepopolni.

Pravica do izbrisa osebnih podatkov – v določenih primerih imate pravico zahtevati izbris vaših osebnih podatkov – predvsem če osnova za obdelavo vaših podatkov izvira iz našega zakonitega interesa ali vaše privolitve (npr. če podatkov ne potrebujemo več, umaknete privolitev za obdelavo vaših osebnih podatkov). Pravica do izbrisa npr. ne velja v primeru, ko smo zakonsko dolžni hraniti vaše osebne podatke ali pa je obdelava potrebna za obrambo pravnih zahtevkov.

Pravica do omejitve obdelave – v določenih primerih imate pravico prepovedati oziroma omejiti obdelavo vaših osebnih podatkov za določeno obdobje (npr. če ste v zvezi z obdelavo podatkov vložili ugovor).

Pravica do ugovora – pravico imate vložiti ugovor v zvezi z obdelavo podatkov, ki temelji na našem zakonitem interesu.

Pravica do prenosljivosti podatkov – v primeru, da obdelava osebnih podatkov temelji na vaši privolitvi ali na podlagi pogodbe z nami in se podatki obdelujejo samodejno, imate pravico do dostopa do svojih podatkov v strukturirani, splošno uporabni in berljivi obliki. Prav tako imate pravico, da od nas zahtevate, da takšne podatke pošljemo neposredno drugemu ponudniku storitev, če je to tehnično izvedljivo (to pomeni, da lahko drugi ponudnik storitev prejme podatke v posredovani obliki).

Če želite uveljaviti katero od zgoraj navedenih pravic, se obrnite na naš elektronski naslov ali poštni naslov naveden v oddelku 2 (Podatki o upravljavcu) te politike zasebnosti.

Na vašo zahtevo bomo odgovorili brez nepotrebnega odlašanja in najpozneje v enem mesecu od prejema zahteve. Ta rok se lahko po potrebi podaljša za največ dva dodatna meseca ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev. V tem primeru vas bomo o vsakem takem podaljšanju v enem mesecu po prejemu zahteve skupaj z razlogi za zamudo tudi obvestili. V primeru, da bo vaša zahteva nepopolna in ne bo vsebovala zadosti informacij, da bi lahko na njo odgovorili, vas bomo pozvali k njeni dopolnitvi. V tem primeru rok za odgovor prične teči z dnem prejema popolne zahteve. Za potrebe zanesljive identifikacije v primeru uveljavljanja pravic v zvezi z osebnimi podatki lahko od vas zahtevamo dodatne podatke, ukrepanje pa lahko zavrnemo le v primeru, da dokažemo, da vas ne moremo zanesljivo identificirati.

Če menite, da se vaši osebni podatki obdelujejo v nasprotju z veljavnimi predpisi, ki urejajo varstvo osebnih podatkov imate pravico vložiti pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu RS (Informacijski pooblaščenec, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, e-pošta: gp.ip@ip-rs.si).

14. Varovanje osebnih podatkov

V družbi skrbno izvajamo fizične, organizacijske in tehnične ukrepe za varovanje osebnih podatkov pred izgubo, krajo, nedostopnostjo ali nepooblaščeno uporabo. Osebne podatke posameznikov varujemo v skladu z veljavnimi predpisi in sprejetimi internimi akti, ki določajo pravila varstva osebnih podatkov v družbi.

S sprejetimi organizacijskimi in tehničnimi ukrepi zagotavljamo:

  • zakonitost, pravičnost in preglednost obdelave osebnih podatkov: da so osebni podatki obdelani zakonito, pošteno in na pregleden način v zvezi s posameznikom, na katerega se osebni podatki nanašajo (načelo zakonitosti);
  • omejitev namenov obdelave: da so osebni podatki zbrani za določene, izrecne in zakonite namene ter se nadalje ne obdelujejo na način, ki ni združljiv s temi nameni;
  • najmanjši obseg podatkov: da so osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (načelo minimizacije);
  • točnost: da so osebni podatki točni in, kadar je to potrebno, posodobljeni; sprejete pa imamo ustrezne ukrepe za zagotovitev, da se netočni osebni podatki brez odlašanja izbrišejo ali popravijo ob upoštevanju namenov, za katere se obdelujejo (načelo točnosti);
  • omejitev shranjevanja: da so osebni podatki hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo; pri tem izvajamo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe, da se zaščitijo pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki;
  • celovitost in zaupnost: da se osebni podatki obdelujejo na način, ki zagotavlja ustrezno varnost osebnih podatkov, vključno z zaščito pred nedovoljeno ali nezakonito obdelavo ter pred nenamerno izgubo, uničenjem ali poškodbo.

V družbi skrbimo za redno usposabljanje in ozaveščanje vseh zaposlenih in drugih oseb, ki sodelujejo pri obdelavi osebnih podatkov, kar zajema ozaveščanje o predpisih s področja varstva osebnih podatkov, ozaveščanje o odgovornostih oseb, vključenih v proces obdelave ter preverjanje poznavanja internih aktov družbe. Vsi zaposleni v družbi, pogodbeni obdelovalci in druge osebe so zavezane k varovanju zaupnosti in osebnih podatkov ne smejo razkrivati nepooblaščenim osebam ali osebam, ki za obdelavo osebnih podatkov nimajo ustrezne podlage. Dostop do osebnih podatkov je omogočen le tistim osebam, ki morajo te osebne podatke poznati, da jih lahko v našem imenu obdelajo.

V družbi skrbimo za vodenje in posodabljanje evidenc dejavnosti obdelave, izvajanje varnostnih kontrol, ki se nanašajo na osebne podatke ter skrbimo za urejena razmerja z obdelovalci osebnih podatkov. Skrbimo za pravočasno obravnavo zahtev, pritožb in vprašanj posameznikov, na katere se osebni podatki nanašajo, vzpostavljene pa imamo tudi procese zaznavanja in odzivanja na primere kršitev varstva osebnih podatkov.

15. Končne določbe

Te splošne informacije o varstvu osebnih podatkov se lahko kadarkoli spremenijo ali dopolnijo, pri čemer vedno velja zadnja veljavna verzija, kar je razvidno iz datuma sprejetja zadnje veljavne verzije.

Podskrajnik, 1. 6. 2023